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在 Word、WPS、PPT 和 Keynote 里用字，发给别人怎么不走样

适合谁看：用 Office、WPS 或 Keynote 做文件，发给别人后字体变了的人；也适合要交付演示文件的设计师。

为什么会走样

文件里只记了「用哪款字」，没带字体本身。对方电脑上没装这款字，软件就会换成别的字显示，排版跟着乱。

办法一：只发 PDF（最稳）

不需要对方编辑时，导出 PDF 再发。导出时字体会嵌入 PDF，对方不用装字体。

  • Word、PowerPoint：「文件 > 另存为」或「导出」，选 PDF。
  • Keynote：「文件 > 导出为 > PDF」。

办法二：把字体嵌入 Office 文件

需要对方继续编辑时，可以在 Word 或 PowerPoint 里嵌入字体（Windows 版）：

  1. 点「文件 > 选项」，在左侧选「保存」。
  2. 在「共享此文档（演示文稿）时保持保真度」下，勾选「在文件中嵌入字体」。
  3. 再看下面的两个选项：
    • 「仅嵌入文档（演示文稿）中使用的字符」：文件小，但对方用这款字改字、加字会受限。要让对方继续编辑，就不要勾它（PowerPoint 里选「嵌入所有字符」）。
    • 「不嵌入常见系统字体」：常见系统字体不嵌入，减小文件。
  4. 点「确定」，再保存文件。

注意：

  • 字体自己带有「可嵌入性」设置，分为不可嵌入、预览/打印、可编辑、可安装。设成不可嵌入的字体，勾了也嵌不进去。Windows 上可以在「控制面板 > 字体」里点开字体查看。
  • Mac 上，能把嵌入字体存进文件的是 Microsoft 365 版 Word、PowerPoint，以及 PowerPoint 2021、2024 for Mac。
  • 中文字体很大，嵌入后文件会明显变大。

办法三：请对方安装同一款字

开源字体可以请对方从官方渠道或 wenfeng.org 自己下载安装。不要把厂商禁止再分发的字体文件直接发给对方。

WPS 用户

WPS 也能嵌入字体，但菜单位置随版本变化，以 WPS 帮助中心的说明为准。拿不准时，导出 PDF 最稳。

发出去之前检查

  • 用另一台没装这款字的电脑打开看看。
  • 用 Adobe Acrobat Reader 打开 PDF，看「文件 > 属性 > 字体」，确认用到的字体都标着已嵌入（或已嵌入子集）。

参考资料

  • Microsoft：嵌入自定义字体的好处 https://support.microsoft.com/zh-cn/office/fonts/benefits-of-embedding-custom-fonts
  • Apple：在 Mac 上的 Keynote 讲演中导出为 PowerPoint 或其他文件格式 https://support.apple.com/zh-cn/guide/keynote/tana0d19882a/mac

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